【トシブログ ツール】 スケジュール帳はこれに決まり!

トシ
いつも音地自動車のホームページをご覧頂き誠にありがとうございます!

皆様、台風の方は大丈夫でしたでしょうか?音地自動車は幸いにも大きな問題もなく本日より通常営業いたしております。

さて、先日私のブログでも書いたように、オススメのオンラインツールをご紹介しようと思います!というのも、私がインターネットや各種ツールが好きで会社の仕事でも結構活用していたりします。本当に便利なツールが沢山あるので皆様にシェアしてみようと思った次第です!

本日は紹介するのは

googleカレンダー

そもそも、皆さんはスケジュールをどのように管理していますか?

 

手書きのスケジュール帳
ケータイの既存のカレンダー
記憶力
会社のカレンダー

 

などなど、いろいろあると思います。それぞれに合ったものを使えばいいのですが、個人的にはgoogleカレンダーがオススメです。以下、オススメポイントをご紹介。

端末間・スタッフ間で情報を共有できる

会社でも、家族でも、学校でも、自分以外の人の予定を把握しなければいけない時があります。

自分が取引先に営業に行っている間、他のスタッフは何をしているのか。自分がやること盛りだくさんだから誰かに手伝ってほしいけど、誰が今暇にしているのか。今日は旦那さん晩御飯いるのか。などなど、相手の予定を把握することが必要になることは多くあります。

googleカレンダーはgoogleアカウント上にあるカレンダーなので、そのアカウントでログインしている端末であればどの端末からでも予定を確認することができます。

プライベートの予定と仕事の予定を区別して管理することができる

googleカレンダーはアカウント内に予定を登録していくシステムです。自分のアカウントにログインしている端末であれば予定を確認することができます。

しかし、それだけではなく2つのアカウントの間で予定を共有するという機能もあります。

つまり、AさんのgoogleカレンダーとBさんのgoogleカレンダーをお互いに共有できます。家族内での予定の共有なんかも可能ということですね。

この機能が便利なのは仕事とプライベートの予定を区別して管理できるということです。例えばAさんとBさんの間で仕事の予定は共有したいけど、プライベートの予定は共有したくない。そういったことが可能ということです。

▲個々人のアカウントでプライベートの予定を管理し、会社の予定は全員で共有。

「予定」と「作業」を同時に管理できる

私たちは生活をする上で時間が決まっている予定と時間が決まっていない作業を日々こなしながら生活しています。

友人やお客様と会う約束だったり、参加する講習会だったり、時間や場所が決まっている予定はその時間が過ぎれば終わります。一方、チラシの注文やメールを送る・電話をするなどといった作業はやらないと終わりません。

トシ
授業は寝てても終わるけど、宿題はやらないと終わらないってやつです!

 

「予定」と「作業」を同じカレンダーで管理するのは注意が必要です。

 

例えば「お礼状を送る」という作業をしないといけない時

 

カレンダーに予定として「お礼状を送る」と書いていても忙しくてできない時もあると思います。ハガキを切らしてしまってその日は書けないということもあると思います。すると、カレンダーに入力した「お礼状を送る」という作業は翌日には過去の予定と同じものになってしまいます。

 

明日になったら今日の予定は見落としがち。だからカレンダーに作業を記入するのは危険。

 

googleカレンダーには「予定」と「リマインダー」という機能が区別してあります。

「リマインダー」というのは作業を記入しておくもので、完了しない場合は翌日に持ち越されます。これがめちゃくちゃ便利。

今日の予定を確認すると昨日やり忘れた作業も同時に記入されている。今日やり忘れた作業は明日の予定に組み込まれている。やらなかった作業はやるまで永遠にカレンダーの中を追いかけてくるので放っておくとめちゃくちゃ増えます。

予定にメモができる

googleカレンダーは色々と予定に関してメモができます。

場所を登録しておいてケータイで見ればgoogleマップと連動して場所を案内してくれるし、仕事の申し送り事項なども記載しておくことができ

ます。

効率化するところと手間をかけるところを区別する

といった感じでいろいろと便利なgoogleカレンダーですが、機能が多いと慣れるまでは多少大変です。でもいったん慣れてしまえば日常の小さなストレスが一気に減ります。日常のトラブルの多くは予定の確認の手間だったり、非効率なものが原因です。必ずしもすべてを効率化する必要はありませんが、何を効率化して、何に手間をかけるかを選ぶ必要がある時代です。興味がある人はgoogleについて聞いてくださいね(^^)うち車屋ですけど。笑

次回はevernoteかなー。

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